Paarse krokodil

maandag 03 augustus 2009 00:00

Je kent het verhaal. De loketbeambte met een stalen gezicht: “Dit formulier invullen, ondertekenen en inleveren bij het volgende loket.” De moeder met het dochtertje dat de paarse, opblaasbare krokodil kwijt is, wijst naar het speelgoedbeest dat vlak achter de man in de hoek staat: “Maar hij staat daar!” De televisiecommercial over de paarse krokodil was er een uit duizenden. Hoe kon je beter uitleggen hoe ridicuul sommige regeltjes kunnen uitpakken, terwijl het veel simpeler en klantvriendelijker kan.

Ons accountantskantoor had ons een administratiepakket aanbevolen, gecombineerd met hostingservices van RDC in Amsterdam (een erkende speler op dit gebied). Het inboeken van facturen en het betalingsverkeer kunnen wij zo zelf doen. Het pakket draait op de RDC computersystemen en wij kunnen via een zogeheten ASP systeem inloggen en werken. De voordelen: efficiënt, veilig, altijd back-ups en betaalbaar. In eerste instantie was ik wel een beetje huiverig (je brengt toch je vertrouwelijke bedrijfsgegevens naar buiten), maar het werkte. 

Door een administratieve fout was de rekening van RDC niet op tijd betaald. Op enig moment werd ons duidelijk gemaakt dat de abonnementsdiensten daarom zouden worden opgeschort. Vervelend, maar ja, hadden wij maar op tijd moeten betalen. Wij betalen de openstaande facturen (inclusief de heraansluitingskosten van pakweg 100 euro) en zij zullen weer aan het werk gaan, dacht ik. De betalingen zijn verricht en op advies van de helpdesk faxen wij de betreffende facturen en de bankafschriften naar haar administratie. Na enkele dagen bellen wij de helpdesk weer met de vraag wanneer wij weer kunnen inloggen. Onderzoek volgt.

Wij bellen enkele malen na. Ze kunnen ons niet vinden, ondanks opgave van alle bedrijfsgegevens, klantnummer, oude inlogcode, betalingsdata, etc. Geen idee waar het stokt, maar er komt niets tot stand. Na enkele contacten wordt ons door de helpdesk een formulier voor een nieuw abonnement toegezonden. Deze zenden wij niet terug; wij hebben immers een lopend abonnement; wel opgeschort, maar niet opgezegd. Wel faxen wij ons originele abonnementsformulier van anderhalf jaar geleden met het verzoek (wij zijn inmiddels wekenlang afgesloten) ons zo spoedig mogelijk weer toegang te geven tot ons eigen bedrijfsadministratie. Weer geen bericht. Steeds moeten wij bellen en e-mailen.

Op een vrijdagmiddag wordt ons door een helpdeskmedewerker gemeld: “Het lijkt er op dat u door het account bent heengezakt.” Op mijn vraag wat dat betekent antwoordt hij dat zij onze accountgegevens niet meer kunnen vinden. Geen back-ups? Geen accountgegevens? Anderhalf jaar bedrijfsadministratie zoek? En de BTW-aangifte? En de jaarrekening? En de verplichte informatie naar de bank? Maar na enkele dagen wordt mij enthousiast aangeboden om onze gegevens in een back-up te laten opsnorren tegen een vergoeding van 5 uren x 100 euro = 500 euro…….. Ik word zo boos dat ik de zaak uit handen geef aan onze advocaat. Om een lang verhaal kort te maken, het dreigen met een Kort geding loont. Pakweg zes weken na de volledige betaling van facturen en heraansluitingskosten kunnen wij eindelijk weer bij ons eigen administratie. Ben ik nu tegenstander van moderne, digitale werkmethoden? Nee, zeker niet, maar ik ben en blijf strijden tegen Paarse Krokodillen. Die komen te pas en te onpas om de hoek kijken, ook bij een ASP-dinosaurus als RDC.